آیین نامه وجین

آیین نامه وجین

• مقدمه
  

  وجین درعلم کتابداری به  تصفیه وپالایش مجموعه کتابخانه ازمواد اطلاعاتی بی ­استفاده ویا از رده خارج و یا موادی که بندرت ازآنها استفاده می­شود تعبیر شده است. ارزشیابی منابع موجود در کتابخانه و به تبع آن کنار گذاشتن منابعی که به دلایل منطقی باید از مجموعه کتابخانه ­ها خارج شوند یکی از وجوه اساسی مدیریت این مجموعه است و باید به طورثابت، دائمی ومنظم انجام گیرد. از اینرو عمل وجین منابع در کتابخانه­ ها امری ضروری است. برای وجین کردن مشکلاتی چون کمبود وقت، پرسنل و یا امکان انتخاب غلط درمورد حذف منابع وجود دارد. به همین منظور آئین­نامه وجین منابع اطلاعاتی کتابخانه­ های تحت پوشش دانشگاه علوم پزشکی سمنان تدوین یافته است تا با تلاش همکاران کتابداردرکتابخانه­ های تحت پوشش به لحاظ محتوای اطلاعاتی، شاهد مجموعه­ هایی پویاتر وجذابتر برای جامعه دانشگاهی باشیم .

  1 - تعاریف آئین­نامه

  وجین: عمل حذف کردن نسخه­های زائد کتابها و موادی است که قدیمی شده و به ندرت مورد استفاده قرارمی­­گیرند یا به کلی قابل استفاده نیستند.
  رف خوانی: بررسی و مطابقت کتابها با موجودی کتابخانه )از طریق نرم افزار کتابخانه)

  ویرایش: اگرنویسنده اصلی و یا شخص دیگری در متن منابع تغییراتی بدهد و منبع به چاپ برسد ویرایش نامیده می­شود (حتی اگر درقطع، صحافی، تصاویر و... کتاب نیز تغییراتی داده شود ویرایش جدید تلقی می گردد).

   

  2- اهداف وجین منابع کتابخانه

  • ایجاد فضای مناسب و کافی برای منابع جدید
  • سهولت دسترسی به منابع اطلاعاتی جدید
  • پویا و زنده نگهداشتن مجموعه کتابخانه
  • حذف منابع مستعمل و غیرقابل استفاده

   

  3-مراحل انجام وجین

  •    وجین دوره ای: به طور میانگین (ماهانه) منابعی که غیر قابل استفاده می باشند از مخزن خارج و بعد از حذف در نرم افزار کتابخانه وجین می شوند.
  •    وجین سالیانه:  در صورت نیاز بنا به تشخیص رئیس یا مسئول کتابخانه با هماهنگی مقام مسئول انجام شود.

  3-1   رف­خوانی :

   قبل ازشروع عملیات وجین ابتدا عمل رف­خوانی کتابخانه مربوطه انجام می­شود. از اینرو تمامی منابع مجموعه­ از لحاظ منابع مفقودی، امانت و موجودی کنترل و بازبینی می­شود. این کارتوسط کتابداران کتابخانه مربوط صورت می­گیرد.

  * تبصره 1: شروع کار وجین منابع درهرکتابخانه بدون انجام رف­خوانی  غیرممکن و ممنوع است.

  *تبصره 2: جهت این امرکتابخانه­ها به تشخیص سرپرست کتابخانه می­توانند وظایف سرویس­دهی و خدمات امانت خود را درمقطع زمانی مناسب تعطیل نمایند تا با دقت بیشتری مراحل فوق انجام شود.

  *تبصره 3: کتابخانه­های تحت پوشش برای انجام عمل وجین کتابها می­بایستی زمان و وقت مناسب و خاصی را برای دقت بیشتر در وجین منابع انتخاب نمایند. بهترین مقطع زمانی تعطیلات بین دو ترم تحصیلی، تابستان و یا هفته­های پایانی سال پیشنهاد می­گردد.

  *تبصره 4: کتابداران می­بایست مشخصات کتب مفقودی را طبق فرم وجین(پیوست8)تنظیم نموده و به رئیس مرکز خود ارسال نمایند تا اقدامات مناسب با هماهنگی جمعدار اموال صورت گیرد.

  تبصره 5: کتابهای وجین شده به انبار کتابخانه منتقل می شوند تا مطابق قوانین مربوطه، تعیین تکلیف گردند.

  3-2 ارزیابی مجموعه :

  قبل از انجام وجین، تمامی کتب موجود در کتابخانه از نظر سال چاپ و ویرایش مورد بررسی قرار می گیرند. چنانچه ویرایش و یا چاپ جدیدی از کتاب به تعداد کافی موجود باشد ویرایش های قبلی مورد استفاده قرار می گیرد.

  3-3 معیارها و ضوابط وجین :

  کتابداران می­توانند طبق مقررات به  شرح زیر منابع مجموعه­ی کتابخانه خود را وجین نمایند.

  3-3-1 کتبی که 10 سال از تاریخ انتشار آن­ها گذشته باشد و از نظرگروههای آموزشی و همچنین وضع ظاهری، میزان استفاده و یا محتوا از اعتبار علمی لازم برخوردار نباشند، وجین می­شوند .مگر اینکه کتابدار تشخیص دهد به دلایلی مانند عدم چاپ مجدد و موجود نبودن در بازار امکان تهیه  نسخه جدید وجود ندارد.

  3-3-2 نسخه­های تکراری و فراوان از یک عنوان و یک ویرایش را که به تشخیص کتابدار از اهمیت و استفاده آن کاسته شده است را می­توان به یک یا چند نسخه محدود تقلیل داد.

  *تبصره: کتابداران می­توانند درصورت نیاز، تعدادی از ویرایش قدیمی­تر از ویرایش آخر کتاب را نیز در مجموعه خود و درکنار ویرایشهای جدید حفظ نمایند.

  3-3-3 کتب پراستفاده که امکان تهیه ویرایش جدید آنها به هر دلیلی فراهم نباشد تا زمان خریداری باید در کتابخانه نگهداری شوند و وجین آنها ممنوع می­باشد.

  3-3-4 کتبی که در طی 5 سال گذشته استفاده­کننده­ای نداشته­اند بنا به نظرکتابداران می­توانند وجین گردند.

  تبصره: یک نسخه از ویرایش های قدیمی در مجموعه نگهداری می شود.

   

  4 – اقدامات بعد از وجین :

  4-4-1 کتابداران موظفند پس از وجین، محل نگهداری کتابهای از رده خارج شده را از مجموعه خود در نرم­افزار جامع کتابخانه به بانک وجین منتقل نمایند.

  4-4-2 کتابخانه مرکزی و سایر کتابخانه­های تابعه موظفند کلیه کتب وجین شده را پس از هماهنگی با معاونت تحقیقات و فناوری دانشگاه ابتدا به مدت یک ماه جهت اهدا رایگان در معرض دید اعضا قرار داده و پس از پرکردن فرم اهدا کتاب (پیوست 9)کتب را دراختیار درخواست کنندگان قرار داده و فرم راجهت بایگانی به جمعدار اموال تحویل دهند. درمورد کتب باقی مانده، پس از هماهنگی با جمعدار اموال و هماهنگی اداره حراست دانشگاه نسبت به  فروش آنها اقدام نمایند.

  • درآمد حاصل از  فروش کتب وجینی، می بایست صرف خرید کتاب یا تجهیزات برای کتابخانه­ها گردد.

  4-4-3 لیست منابع وجین شده باید در اختیار امین­اموال مجموعه تشکیلاتی مرتبط قرار گیرد تا از لیست اموال کتابخانه و تعهد کتابداران خارج شود .

• دانلود PDF آئین نامه وجین